ビジネスフォン販売会社株式会社ファーストプライズ

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ビジネスフォンの仕組み

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ビジネスフォンの必要性Basic knowledge 01

「ビジネスフォンを選びについて、何を考え導入すればよいか、そもそもビジネスフォン(ビジネスホン)とは何なのか、分からない方が多いと思います。
会社だからと言って全ての企業がビジネスフォンが必要とは限りません。
ビジネスフォンと聞くと難しそう、大掛かりな工事をイメージしてしまう方もいるのではないでしょうか。
しかし、ビジネスフォンも電話機です。家庭用電話機が業務用電話機に変わり、システム的に出来る機能が増えるのが特徴です。
そこで、ビジネスフォンの購入を検討するときの知識をお伝えします。

ビジネスフォンの法的耐用年数Basic knowledge 02

ビジネスフォン(ビジネスホン)はどれくらい使用することが出来るか、「新品で購入してから」法的耐用年数は6年です
法的耐用年数とは機器の減価償却資産の法定上、使用可能とする御見積り期間になります。要は購入したビジネスフォン(ビジネスホン)の耐久年数を決めることが難しく減価償却資産を耐用年数として定めております。
では実際、ビジネスフォン(ビジネスホン)の寿命はどうなのか?利用頻度にもよって異なりますが約10〜15年となります。また、15年以上使用しているビジネスフォン(ビジネスホン)も見ますのでその限りでは無いのが現状です。

ビジネスフォンと家庭用電話機の違いBasic knowledge 03

一番大きな違いは、家庭用電話機は1番号1通話となる事です。
1通話となる為、通話中は他の着信があっても「通話中」となります。また、発信に関ししても、誰かが通話中の時は発信できません。
その名の通り「家庭用電話」なので、ご家庭向けに製造された1台1番号1通話の電話機です。
ご家庭では十分事が足りますが、オフィスで複数人だった場合、家庭用電話機でも大丈夫でしょうか?

オフィスで使う家庭用電話機のデメリット

  • 1通話となり、通話中には他の外線が着信しない為、機会損失に繋がる
  • 1台しかないので着信時、一旦保留し要件のある人を呼びに行き、電話機を取りに来てもらうことになる
  • 運用上、電話番号が複数持てない

これらを解決するのが「業務用に製造されたビジネスフォン」になります。

私達がビジネスフォンをご提案する中で、例外として家庭用電話機でも十分に事が足りるケースもあります。
事例として電話の使用頻度が少ない、飲食店やクリニックなどでした
ポイントとして、複数着信しても対応できる人数が居ない、ほとんど電話が鳴らない、ケースです。
この場合、NTTレンタル機器、ホームゲートウェイを設置し家庭用電話機に接続します。
※ホームゲートウェイとは、ONU機能・ひかり電話機能・ルーター機能が合体した多機能ルーターになります
接続図は下記の通りです。

1番号1chでホームゲートウェイから
家庭用電話機を接続する場合

2番号2chでホームゲートウェイから
家庭用電話機とFAXを接続する場合

ビジネスフォンとはBasic knowledge 04

ビジネスフォンは、複数の電話番号と、電話回線を1つの主装置に収容し多くの電話機で複数の人数で共有できる業務用電話機になります。
主装置とは電話回線を収容し、そこから内線ユニットより全ての電話機へ接続する心臓部分です。
その他ビジネスフォンの特徴として、内線の共有、保留転送、留守番電話、通話録音などの機能も備えております。

ビジネスフォンと外線の収容(接続)方法Basic knowledge 05

アナログ回線

アナログ回線をビジネスフォンで使う場合、主装置にCOIユニット(アナログ収容ユニット)を実装し電話回線と接続します

ISDN回線

ISDN回線をビジネスフォンで使う場合、主装置にBRIユニット(INS収容ユニット)を実装し電話回線と接続します

ひかり電話

ひかり電話をビジネスフォンで使う場合、主装置にひかり電話直収を実装し電話回線と接続します。
ひかり電話は1つの光回線から主装置へ「音声データ」と「通信データ」が同時に流れます。
主装置側ではひかり電話直収ユニットの制御により「音声データは電話機へ」「通信データはパソコンへ」と、データを分けて流します。

ビジネスフォンと外線の収容(接続)方法Basic knowledge 05

ビジネスフォン(ビジネスホン)に接続する電話機の種類は次の通りです
多機能電話機・デジタルコードレス・カールコードレス・DECTコードレス
多機能電話機は家庭用電話機と比較し、外線ボタンの数が多いことや発信・応答・保留・転送・メニューボタンがあります
特にボタン数に関しては12や24ボタンが多く、このボタンより複数の人数で同じ電話番号で発信が可能となります。 また、リダイヤルボタンや着信履歴・短縮ボタンもあり、スムーズに電話操作ができる使用となっているのが大きな特徴です。

デジタルコードレスは、主装置とアンテナを接続して持ち運びが可能な電話機です。
デジタル信号で通信してますので理論値として障害物を通さない状況で100m先まで通話が可能です。
ただし、デジタルコードレスは多機能電話機と比較して、「ボタン数が少なく」6や8ボタンとなり、どのボタンでどの電話番号を発信・着信させるか計画的に設定が必要となります。

カールコードレスは電話機の本体と、受話器を繋ぐコードが無く持ち運びが可能な電話機になります。
本体と電話機を繋ぐ電波としてはBluetoothの通信規格を使っている場合が多いです

DECTコードレス、DECTは略語であり正式名称は「Digital Enhanced Cordless Telecommunicat」です。通常のコードレス電話機では2.4GHz帯を使っており、この2.4GHz帯は無線LANや電子レンジなど多くの製品に使用されて入る為、「非常に混雑しノイズが乗る」事が多いです。
それに比べてDECTコードレスでは1.9GHz帯を使用している為、混雑無く音質もきれいに聞こえます。

ビジネスフォンユニットの種類Basic knowledge 06

ビジネスフォンの主装置には、基本的にユニット(基盤)は実装されておりません。要するに「初期状態では箱」になります。

外線ユニット:ひかり電話直収ユニット・ISDN回線ユニット・アナログ回線ユニット
内線ユニット:多機能電話機やコードレスアンテナ・コードレスを収容する
単体電話機ユニット:FAX・受付電話機などの一般端末を収容する
ドアページングユニット:ドアホン・構内放送などを収容する

これらのユニットを主装置に実装して、ユニット経由で各端末へ接続します

ビジネスフォン電話機のボタン割り付けBasic knowledge 07

多機能電話機のボタン数は12ボタン、18ボタン、24ボタン、36ボタンが一般的です。このボタンに外線を割り付けます。いわゆる「外線ボタン」です。
外線ボタンは通常、左から右へ流れる設定となり、外線1、外線2、外線3、外線4…となります。
その他、留守番電話のセット解除ボタン・メッセージ再生や、転送ボタン、受付電話ボタンなど様々なカスタマイズが可能です。

ビジネスフォンの基本操作方法Basic knowledge 08

電話機のボタンと名称

大型ランプ:外線・内線からの着信時に点滅します
ファンクションボタン:外線の通話状態を表示したり、機能を登録したりすることができます。
保留ボタン:通話を保留にするときに利用します。
応答ボタン:外線着信に応答するときに利用します。
発信ボタン:外線に発信するときに使います。
スピーカーボタン:受話器を置いたまま電話を掛ける時に使います。
十字キー:電話帳検索や、機能操作、受話音量の調整に使います。

外線発信・外線着信

受話器を置いた状態で、外線ボタン・発信ボタンを押すと、ダイヤルトーンが聞こえますので相手先の電話番号を押せば発信できます。
外線着信があった時には点滅している外線ボタンまたは応答ボタンを押すと、外線からの電話が受けられます。

保留

通話中に保留ボタンを押す。
外線ボタンが点滅し、「通話の相手に保留音が流れ、通話が保留されます」
再度、外線ボタンを押すと元も通話に戻ります

保留転送

通話中に保留ボタンを押す
外線ボタンが点滅し、「通話の相手に保留音が流れ、通話が保留されます」
保留の状態で内線番号を押す
内線通話にて要件を伝え、その方が該当の外線ボタンを押すと「外線相手と」通話できます。

再ダイヤル

相手の電話番号を、電話機が記憶しています。もう一度かけ直したいとき、簡単な操作でかけ直しができます。

短縮番号で発信

予め登録した相手の名前と電話番号を短縮番号に登録することができます。
短縮番号を押すか十字キーでスクロールして発信します

ワンタッチで発信

空いているファンクションボタンに「よく発信する」電話番号や、内線番号を登録しておけば該当のボタンを押すだけで発信できます。

電話帳編集(登録・削除)

電話帳登録には、共通短縮登録と、個別短縮登録の2種類があります。共通は、ビジネスフォン主装置に電話帳を登録し全ての電話機から検索ができます。個別は、自分の電話機だけに電話帳を登録しますので、他の電話機からは検索できません。

電話帳登録方法は電話機からボタン操作で登録を行う方法と、パソコンよりビジネスフォン主装置へログインし登録します。
パソコンからの登録は、LANケーブルで主装置と社内ネットワーク(ルーターやHUB)へ接続し予め決めた主装置のIPアドレスへアクセスします
アクセスするとログイン画面が表示され、ID・パスワードを入力し編集可能となります。

主装置の設置方法(床置き・壁掛け)Basic knowledge 09

ビジネスフォン主装置の置き方は2種類あります

床置き
ビジネスフォン主装置をオフィス内の床へ設置し、各電話機へ接続します。必要機器として、主装置床置き用品となります
壁掛け
オフィス内の壁面にビジネスフォン主装置の設置し、壁から床経由で各電話機へ接続します。
シチュエーションとして、棚の上部へ設置や、店舗や工場などで床に主装置があると弊害がある場合に主装置を壁掛けにします。
必要機器として、主装置壁掛けユニットが必要です。

配線方法Basic knowledge 10

ビジネスフォン主装置から多機能電話機や受付電話機、FAXへの配線方法をご説明します

ESIから接続:ESIユニットとは、多機能電話機を収容するユニットです
主装置にESIユニットを収容し、電話線にて多機能電話機へ接続します
電話配線は2P(ペア)4P(ペア)6P(ペア)10P(ペア)の種類があり、このペア数が多機能電話機の接続可能台数となります

例えば、オフィスのレイアウトが1島に電話機×4台(A)、もう1島に電話機×2台(B) 社長席×1台(C)だった場合、
ESIポートの1〜4番までを(A)の島へ4P(ペア)を配線、5〜6番ポートから(B)の島へ2P(ペア)を配線、7〜8番ポートから(C)の社長席へ2P(ペア)の配線をします。

SLIから接続:SLIユニットはFAXや受付電話機等の、一般端末へ接続するユニットです
配線方式はESI同様で2P(ペア)などの電話線を配線し、端末へ繋ぎます

受付電話機Basic knowledge 11

エントランス(受付)に置く受付電話機は、有人の受付が必要なく、電話にて受付応対が可能となります。
受付電話機の設定は、受付から呼び出しがあった場合どの電話機を鳴らすかです。
全ての電話機を鳴動させてしまうと、会議中の会議室の電話や、関係のない部署まで鳴り、効率的ではありません。受付を担当する電話機だけ鳴動させます。
また、「受話器を上げるだけで呼ぶ設定」と「内線番号を押して呼ぶ設定」があり、総務・営業部など部署毎の呼び出し設定もできます。この場合、受付電話機の横に、受付内線表を置いておくとよいでしょう。

受付電話機はデザイン性に優れた、JACOBJENSEN(ヤコブ・イェンセン)や多機能電話機を置く場合があります。
JACOBJENSEN(ヤコブ・イェンセン)は一般電話機と同じ扱いなので、SEIポートより接続、
多機能電話機はESIポートより接続となります。
オフィス内の電話機とは異なり、受付電話機は発信規制を設定します。
発信規制をする事により、受付電話機から外線発信が出来なくなり、内線の呼び出しだけ可能となります

ドアホンBasic knowledge 12

ドアホンと言えば一般家庭にもある、インターフォンが鳴った時に、固定のモニターで会話する仕組みです。
このドアホンをビジネスフォンと連携する事が可能で、多機能電話機が鳴動し来客者との対応ができます。

ビジネスフォンとドアホンを連携させるには、主装置にドアホン接続ユニットが必要となります。
このドアホン接続ユニットから各ドアホンまで配線します。

ビジネスフォンのシステムを使えば、来客者がドアホンを鳴らせばわざわざ、出入り口や固定のモニターまで足を運ぶ事無く、多機能電話機1つで受付できます。
鳴動させる多機能電話機も内線番号で指定可能、鳴動音も通常の外線音と分ければ音で識別できます。

スピーカーBasic knowledge 13

ビジネスフォンからアンプを接続し、スピーカーを設置すれば多機能電話機の内線通話を通じて、スピーカーから音声が流れます。
例として、工場や倉庫などで一旦事務所で受けた電話を内線通話で呼び出す際、広さと作業音などで内線音が聞こえないことがあります。
この際に、スピーカーで「〇〇さん 何番にお電話です」流せば、該当者も気が付き電話に出ることができます。

付加機能Basic knowledge 14

留守番電話

電話サービスには留守番電話機能が付加サービスとして提供されております
家庭用電話機、スマートフォン、ビジネスフォン等の機器それぞれ設定方法が異なり、ビジネスフォンの留守番電話の設定方法を詳しくご説明します

家庭用電話機の留守番電話と異なる点
家庭用電話機では、留守番電話機能付き電話機であれば、細かい設定を加える事無く、ワンタッチで留守番電話の設定が可能です
外出時に留守番電話のセットや、自宅に居ながらも特定回数コールし電話に出れなければ留守番電話に切り替わる仕組みです
留守番電話再生ボタンを押せば録音内容がすぐに確認できます

ビジネスフォンの留守番電話の場合は、工事担当者による設定が必要となり主装置へデータ設定を行います。
そもそも、出荷時ビジネスフォンの多機能電話機ボタンには、外線も内線も設定されておりません。
当然留守番電話をセットするボタンすら無い状態です

NTTビジネスフォンの場合

主装置に「音声メールユニット」の基盤が必要となります

主な型式

NTTαNX NXSM-VMU / NTTαNX2 NXSM-VMU
NTTαN1 NXSM-VMU / NTTαA1 初期値で内蔵

※NX、NX2、N1のユニットはNXSM-VMU共通です

留守番電話ユニットを主装置に実装し設定します。
また、NTTビジネスフォンの場合、ユニットを搭載しなくても留守番電話の設定ができる方法があります。
「REC電話機」と呼ばれ、電話機本体に留守番電話機能があり、その電話機からセットします。

「音声メールユニット」と「REC電話機」それぞれのメリット・デメリット

音声メールユニットは全ての電話機から留守番電話の開始・解除と、録音された音声の再生が出来ます。
REC電話機の場合は、電話機本体に留守番電話機能が搭載さてれいる為、1つの電話機で開始、解除、再生となる為、該当電話機1台で運用します。
デメリットとしては、留守番電話をセットしたい人がREC電話機まで足を運ぶ事となります

SAXAビジネスフォンの場合

デフォルトで留守番電話機能が入っています。
したがって、音声メールユニットやREC電話機は不要です。

留守番電話はデフォルト機能となりますが、電話工事担当者の設定が必要です。

主な型式

UT700 / HM700 / PT1000(PLATIA)/ PT1000-2(PLATIA2)

NECビジネスフォンの場合

デフォルトで留守番電話機能が入っています。
したがって、音声メールユニットやREC電話機は不要です

留守番電話はデフォルト機能となりますが、電話工事担当者の設定が必要です。

主な型式

AspireX / AspireUX / AspireWX

留守番電話の応答種類

  • 1
    応答専用
    留守番電話セット時に予め登録した応答ガイダンスを流して自動的に切断する方法です

     

    一例として

    お電話ありがとうございます、こちらは〇〇株式会社です。本日の業務は終了しました。
    当社の営業時間は平日午前9時から午後5時までとなります。
    誠に恐れ入れますが営業時間内にお掛け直しくださいませ。

    上記ガイダンスを流し、自動的に切断しますので音声録音せず終話となります

  • 2
    録音
    留守番電話セット時に、相手の要件を録音します。

     

    一例として

    お電話ありがとうございます、こちらは〇〇株式会社です。本日の業務は終了しました。
    当社の営業時間は平日午前9時から午後5時までとなります。
    大変恐れ入りますが、お急ぎの方は発信音の後に、お名前・電話番号・ご用件ををお入れください。

    このようなガイダンスを流し、相手に録音してもらいます。録音が入っていると、予め設定したビジネスフォン電話機の音声再生ボタンが点滅してますので押下で音声が聞けます。
    その音声は確認後に手動で消去することも可能、保存しておく事も出来ます。

  • 3
    タイマー
    予め設定した曜日や時間になると自動的に留守番電話がセットと解除がされます。
    平日午後5時〜翌午前9時まで、土日祝は終日留守番電話など細かく設定が可能です
    注意点として、年末年始・ゴールデンウイークやお盆、そして毎年祝祭日が変わるので年が変わる時にタイマースケジュールの変更が必要です。
    留守番電話の音声ガイダンス
    デフォルトで主装置に数種類の音声ガイダンスが入っております
    デフォルトガイダンスは、どの企業でも対応できるような一般的な内容です。

     

    オリジナルに音声を作成することも可能で自社にあったガイダンスを流します。

通話録音

通話録音を導入することで、コンプライアンスの向上や、様々なトラブルを防止・回避することができます
最近のビジネスフォンでは通話録音システムは主装置に内蔵している機器が多く設定だけで構築できます

ビジネスフォンで通話録音をするメリット

トラブル防止
会話は記録に残らない為、言った・言わないのトラブルに発展することが多くあります。
そこで通話の内容を録音し、後で通話内容の確認ができるシステムが通話録音となります。
よく、コールセンターなどに電話をすると、「この通話は品質とサービス向上為、録音させて頂きます。予めご了承ください」
などの、ガイダンスを耳にした事があると思います。
これは通話の相手側に「あなたとの通話は録音してますからね」と、予め伝えることで通話内容が乱暴にならないよう抑制にも繋がります。
コンプライアンス向上
社内ルールに沿った、電話対応をしているか、また法令や業界指針に反したご案内を行っていないか、保存された通話内容を確認することができます。
メモ代わり
通話中に多くの話があり、会話内容のメモ忘れや、相手の声が聴きづらいかった場合通話録音をしておけば保存された通話内容をゆっくりと確認する事が可能で対応漏れなどを防止します。
ビジネスフォンで設定する通話録音の種類
全通話録音…ビジネスフォンでの発着信すべての通話が録音されます
遡り(追っかけ)通話録音…全ての通話を録音することなく通話の途中で録音が必要と思った際に、「通話の最初から遡って通話の録音が可能」です
通話録音の仕組み
ビジネスフォン主装置側で、「通話が始まると自動的に録音開始」、通話中に通話録音のボタンが押されなければ「通話録音内容は自動的に消去」されます。
この設定をする事により、通話途中に通話録音の開始をしても通話内容は最初から録音されます。
  • NTTαNX / NTTαNX2
    NTTαN1 / NTTαA1
    これらのビジネスフォンは通話録音に対応しておりますが、主装置内部にボイスメールユニット(NXSM-VMU)を実装する事で設定が可能です
  • UT700 / HM700
    PT1000(PLATIA) / PT1000-2(PLATIA2)
    SAXAは、通話録音する機能が初期で実装されており、工事担当者の設定だけで利用が可能です
  • AspireUX
    AspireWX
    NECは通話録音する機能が初期で実装されており、工事担当者の設定だけで利用が可能です

ビジネスフォン通話録音設定方法

ビジネスフォンで通話録音を設定する際には、工事担当者が行います。
前項で述べた、全通話録音か遡り通話録音にするか予め相談し、主装置にデータ設定をします。
電話機にも操作しやすいように「通話録音開始」「通話録音再生」のボタン設定を行います。

「記録」は重要な課題です。
映像で例えると、スマホで動画撮影・防犯カメラ・NWカメラで録画など、目
に見えるものは記録に残されることが多いです。しかし、音声は映像ではな
い為、動画には残せません。そこで「通話録音」することで、音声を録音
し記録を残しておきます。

お待たせメッセージ

外線着信時、予めビジネスフォン側で設定した一定時間を経過しても、応答できない場合自動的に相手へお待たせメッセージを流し一時的に待って頂く機能です。
コールセンターなどでよく耳にする、「只今電話が込み合っております、順番にお繋ぎしますのでお待ちください」ガイダンスです。
このお待たせメッセージは手動でもできますので、予め設定したキーボタンに、「お待たせボタン」を作っておけば必要に応じて対処可能です。
これにより、通話中に入電があった場合でもお客様からの電話を逃がさず、折り返し電話の頻度を下げ業務効率を向上させます。

転送

外線着信時、オフィスに不在の場合に転送機能を使えば大事な要件などの取りこぼしを防止ます。
転送機能には2パターンあり、それぞれの特徴があります

1
主装置転送(機械転送)
外線着信を一旦主装置で受け、予め登録した転送先へ転送します。
特徴として、転送先への電話番号表示は、外線着信を受けた番号となり会社へ掛かってきた相手と判断します。
また、ビジネスフォン主装置機能での転送となる為、転送費用は通話料のみとなります
2
ボイスワープ転送(キャリア転送)
NTTなどの回線事業者側の転送サービスとなり、外線着信を主装置に入る前に予め登録した転送先へ転送します。
転送先への電話番号表示は、発信者の電話番号となるので、「誰が相手なのか」判断でき、「折り返し電話」も可能です。
リモートコントロール機能があるので、外出先から転送開始、解除も遠隔操作でできます

モバイル内線

会社の電話番号にかかってきた電話を、登録したスマートフォンを一斉に鳴らす事が可能なモバイル内線です。
テレワークの普及で、在宅勤務が多くなった昨今ですが社内に誰も居なくても、モバイル内線を使えば、スマートフォンで外線着信や会社番号での発信、内線通話が可能です。
仕組みとして、ビジネスフォン主装置とインターネット網を連携させ、モバイル内線機能にアクセスし発着信させます。