ビジネスフォンの留守番電話とは？

業務終了後などの不在時に、ガイダンスを流し、要件を録音できる留守番電話
ビジネスフォンにて留守番電話をセットしておくと、大事な要件を聞き逃すことが無く、また、相手へ現在の時間が「業務時間外」の事をアナウンスできます

家庭用電話機でも留守番電話機能があるように、ビジネスフォンでも留守番電話の設定が可能です

ビジネスフォン留守番電話2パータンのガイダンス

①外線着信後、留守番電話へ切り替わり相手の要件を録音する方法
　ガイダンスの一例として「株式会社〇〇です、本日の業務は終了しました、ピーと鳴りましたらご用件をお伝えください」
　この様に録音しておけば、翌日留守番電話を再生して、留守番電話を入れた相手に連絡をする事ができます

②外線着信後、現在は業務時間外の旨を伝え終話させる方法
　ガイダンスの一例として「株式会社〇〇です、本日の業務は終了しました、改めておかけ直しください」
　留守番電話録音させずに、終話させる方法もあります

ビジネスフォン着信後、留守番電話に切り替わるまでの時間

ビジネスフォンシステムでは、留守番電話に切り替わるまでの時間を設定できます
着信後、何秒で留守番電話機へ切り替わるか、もしくは何コールで切り替わるか、主装置データ設定で決められます

ビジネスフォン留守番電話2つの種類

①ビジネスフォン主装置本体に、留守番電話機能が標準装備されている場合、主装置のデータ設定で留守番電話が使えます
　留守番電話設定は、パソコンから専用ソフトを使い主装置へログインして設定を行う為「お客様ご自身では難しい」です
　なぜ、家庭用電話機の様に、留守番電話ボタンがあり、簡単に設定できないのでしょうか？
　ビジネスフォンの場合は、複数の電話回線と電話機を接続できる為、「初期の状態からカスタマイズ」します
　具体的には、どの電話番号が鳴ったら留守番電話へ設定するか、多機能電話機ボタンのどこへ開始・再生ボタンを割りつけるかなど、設定します

　下記は、留守番電話標準機能が搭載しているビジネスフォン主要機種の一覧です

　 　NTTビジネスフォン
　NTTαZX　標準装備あり
　NTTαA1　標準装備あり
　NTTαN1・NTTαNX2・NTTαNX・NTTαGX2・NTTαGX　標準装備無し、別途ボイスメールユニットが必要です

　SAXAビジネスフォン
　PLATIA3・PLATIA2・PLATIA3　標準装備あり
　HM700・UT700　　標準装備あり

　NECビジネスフォン
　AspireWXPlus・AspireWX・AspireUX・AspireX　標準装備あり

②ビジネスフォン主装置に留守番電話機能が無く、多機能電話機本体が留守番電話になってる場合があります
　REC電話機の名称で、複数の電話機の内1台だけ留守番電話設定を行う事が可能です
　ただし、1台となるので、REC電話機をどの人が管理するか予め決めておく事が重要で、セット開始解除・留守番電話再生など1人で行うこととなります

ビジネスフォンの留守番電話を後付けする方法

前項で述べた通り、ビジネスフォン主装置に標準装備として留守番電話機能が搭載されている場合、多機能電話機本体がREC電話機になっている場合の2通りがございました

この2種類しかビジネスフォンでは留守番電話を使うことができないのでしょうか？

いえ、1つだけ方法があります

ビジネスフォン留守番電話装置を後付けする方法です

これは、ビジネスフォン本体や電話機とは別に、主装置内部の単体電話機ユニットから外部留守番電話装置を接続する事ができます
この外部留守番電話装置では、留守番電話の開始解除・録音再生の機能があり、機能面でも申し分なく利用ができます
後付けの留守番電話装置自体の設定は、取扱説明書を見ればお客様ご自身でも操作が可能ですが、主装置のユニットからの配線は電話工事業者が行います

外部留守番電話装置の設置場所で多いのは、管理者のデスクやタイムカード付近で、退社時に誰もが通る場所に置いてあるケースです
外部留守番電話装置を利用すれば、「ビジネスフォン本体を買い替えなくても留守番電話が使用可能」となります

ビジネスフォン留守番電話後付けのメリットとデメリット

メリット：高額なビジネスフォンを買い替える事無く、留守番電話が使えます

デメリット：1つの留守番電話装置で開始解除を行う為、セット忘れが懸念されます
さらに、現在留守番電話にセットされているかなどは、ビジネスフォンの多機能電話機からは判断できない為、いちいち外部留守番電話装置を確認する必要があります