ビジネスフォンの故障と原因

 

 

電話機の液晶が消えている

液晶が消えている場合や、点いたり消えたりする場合、多くは電話線の断線が考えられます。
電話機自体はビジネスフォン本体の主装置から電力を供給しますので、電話機の液晶が消えてしまいます。
断線とは、ビジネスフォン本体の主装置から各電話機に配線されている線が「切れている」もしくは「切れかかっている」状態です。
断線の原因は、電話線の「劣化」「机や椅子などで強く踏んだ」「靴で踏んだ」事が多く見受けられます。
切り分け方法として、液晶が消えている電話機と、正常稼働している電話機を差し替え、正常な配線で液晶が点けば、完全なる断線となります。
断線した場合の復旧方法は2通りあり、主装置から再配線するか、断線箇所を切断し、正常な電話線同士ジョイント接続します。
この場合、専門の電話業者が訪問して修理対応となります。

 

外線の発着信不可

電話機の液晶は正常だが、外線の発信・着信が出来ない場合、2通りの原因が考えられます
1つ目は、通信事業者側の障害です。外線は各通信事業者の提供する、ひかり電話・ISDN・アナログ回線で何らかの障害が原因で、通話ができない状態となります。
この場合、各通信事業者の「故障窓口」へ連絡します

NTT　局番無しの113
固定電話からの外線発信が不可の場合、携帯電話から0120-444-113

2つ目はビジネスフォン本体主装置の故障です。通信事業者の回線は正常で、主装置まで通信されているが、主装置側で回線を認識しない事があります。
原因として、外線ユニットの故障・主装置本体の故障。
この場合、ユニットか主装置の交換が必要です。
機器の取り寄せにも時間が掛かるのでご注意ください。
緊急障害時の回避方法として、発信は携帯電話・着信はボイスワープに入っていれば、携帯電話などに転送することです。
その他、主装置故障時の最後の一手、主装置再起動があります。
主装置は内部基盤のCPUで制御しており、パソコンが固まると同様、ビジネスフォンもフリーズすることがあります。
主装置電源をOFFにして、「5分程度経ってから」ONにしてみましょう。

 

電話機本体の故障

ビジネスフォン主装置・通信事業者の回線も正常、電話機だけ故障の場合もあります。

NTT以外のメーカーなら、電話機本体を購入して、差し替えるだけです
※NTTはTEN方式と呼ばれる電話機裏のTEN番号を設定する必要がある為、今回は「NTT以外のメーカーなら」と表現してます

電話機の交換は、同一型番ならお客様ご自身で交換可能、型式の確認方法は次の図です

NECの場合　DT400　DTZ-24D-2D(WH)TEL

 

故障した電話機から電話線を抜きます

 

新たな電話機に配線を差し込みます。最後まで「カチ」っと音が鳴るまで差し込んでください

 

まとめ

ビジネスフォンの故障には必ず原因があります。ひとつひとつ確認し障害内容を切り分けるのが重要です

 

 

家庭用電話機の留守番電話と異なる点

家庭用電話機では、留守番機能付き電話機であれば、細かい設定を加える事無く、ワンタッチで留守番電話の設定が可能です

外出時に留守番電話のセットや、自宅に居ながらも特定回数コールし電話に出れなければ留守番電話に切り替わる仕組みです
留守番電話再生ボタンを押せば録音内容がすぐに確認できます

ビジネスフォンの留守番電話の場合は、工事担当者による設定が必要となり主装置へデータ設定を行います。
そもそも、出荷時ビジネスフォンの多機能電話機ボタンには、外線も内線も設定されておりません。
当然留守番電話をセットするボタンすら無い状態です

留守番電話が設定可能なビジネスフォンとは？

ビジネスフォンの留守番電話は、メーカー毎に設定方法やボイスメール対応機種が異なってます

ビジネスフォン留守番電話のボタン配置

NTTビジネスフォンの場合
NTTビジネスフォンでは主装置に「音声メールユニット」の基盤が必要となります

主な型式

NTTαGX　GXSM-VMU
NTTαNX　NXSM-VMU
NTTαNX2　NXSM-VMU
NTTαN1　NXSM-VMU

※NX、NX2、N1のユニットはNXSM-VMU共通です

この留守番電話ユニットを主装置に実装し設定します

また、NTTビジネスフォンの場合、ユニットを搭載しなくても留守番電話の設定ができる方法があります
「REC電話機」と呼ばれ、電話機本体に留守番電話機能があり、その電話機からセットします。

「音声メールユニット」と「REC電話機」それぞれのメリット・デメリット

音声メールユニットは全ての電話機から留守番電話の開始・解除と、録音された音声の再生が出来ます。
REC電話機の場合は、電話機本体に留守番電話機能が搭載されており、1つの電話機で開始、解除、再生となる為、該当電話機1台で運用します。
デメリットとしては、留守番電話をセットしたい人がREC電話機まで足を運ぶ事となります

SAXAビジネスフォンの場合
SAXAビジネスフォンの場合、デフォルトで留守番電話機能が入ってます
したがって、音声メールユニットやREC電話機は不要です

主な型式

UT700
HM700
PT1000（PLATIA）

デフォルト機能となりますが、電話工事担当者の設定が必要です

NECビジネスフォンの場合
NECビジネスフォンの場合、デフォルトで留守番電話機能が入ってます
したがって、音声メールユニットやREC電話機は不要です

主な型式

AspireX
AspireUX
AspireWX

デフォルト機能となりますが、電話工事担当者の設定が必要です

 

留守番電話の応答種類

 

1.応答専用
留守番電話セット時に予め登録した応答ガイダンスを流して自動的に切断する方法です

一例として、

お電話ありがとうございます、こちらは〇〇株式会社です。本日の業務は終了しました。
当社の営業時間は平日午前9時から午後5時までとなります。
誠に恐れ入りますが営業時間内にお掛け直しくださいませ。

上記ガイダンスを流し、自動的に切断しますので音声録音せず終話となります

2.録音
留守番電話セット時に、相手の要件を録音します

お電話ありがとうございます、こちらは〇〇株式会社です。本日の業務は終了しました。
当社の営業時間は平日午前9時から午後5時までとなります。
大変恐れ入りますが、お急ぎの方は発信音の後に、お名前・電話番号・ご用件をお入れください。

このようなガイダンスを流し、相手に録音してもらいます。

録音が入っていると、予め設定したビジネスフォン電話機の音声再生ボタンが点滅してますので
押下で音声が聞けます。

その音声は確認後に手動で消去することも可能、保存しておく事も出来ます。

3.タイマー
予め設定した曜日や時間になると自動的に留守番電話がセットと解除がされます。
平日午後5時～翌午前9時まで、土日祝は終日留守番電話など細かく設定が可能です
注意点として、年末年始・ゴールデンウィークやお盆、そして毎年祝祭日が変わるので年が変わる時にタイムスケジュールの変更が必要です

 

留守番電話の音声ガイダンス

 

デフォルトで主装置に数種類の音声ガイダンスが入っております
デフォルトガイダンスは、どの企業でも対応できるような一般的な内容です

オリジナルに音声を作成することも可能で自社にあったガイダンスを流します

 

まとめ

ビジネスフォンの留守番電話設定は、各メーカー共に対応しており、工事担当者が訪問し主装置のデータ設定が必要となります。

NTT年表

NTTαRX2　2003年～
NTTαGX<1>　2004年～
NTTαGX<2>　2004年～
NTTαNX　2008年～
NTTαNX2　2013年～
NTTαA1　2015年～
NTTαN1　2018年～
NTTαZX　2021年～

SAXA年表

GT500　2004年～
UT700　2006年～
HM700　2008年～
PLATIA　2013年～
PLATIA2　2017年～

NEC年表

Aspire　2003年～
AspireX　2004年～
AspireUX　2013年～
AspireWX　2018年～

通話録音を導入することで、コンプライアンスの向上や、様々なトラブルを防止・回避することができます

・コンプライアンス向上

社内ルールに沿った、電話対応をしているか、また法令や業界指針に反したご案内を行っていないか、保存された通話内容を確認することができます。

 

・メモ代わり

通話中に多くの話があり、会話内容のメモ忘れや、相手の声が聴きづらかった場合通話録音をしておけば保存された通話内容をゆっくりと確認する事が可能で対応漏れなどを防止します。

ビジネスフォンで設定する通話録音の種類

全通話録音
ビジネスフォンでの発着信すべての通話が録音されます

遡り（追っかけ）通話録音
全ての通話を録音することなく、通話の途中で録音が必要と思った際に、
「通話の最初から遡って通話の録音が可能」です

仕組みとして、
ビジネスフォン主装置側で、「通話が始まると自動的に録音開始」、通話中に通話録音のボタンが押されなければ「通話録音内容は自動的に消去」されます。
この設定をする事により、通話途中に通話録音の開始をしても通話内容は最初から録音されます。

ビジネスフォン通話録音対応メーカー
NTTビジネスフォン
NTTαZX
NTTαNX2
NTTαN1

これらのビジネスフォンは通話録音に対応しておりますが、主装置内部にボイスメールユニット（NXSM-VMU）を実装する事で設定が可能です

SAXAビジネスフォン
UT700
HM700
PT1000(PLATIA2)

SAXAは、通話録音する機能が初期で実装されており、工事担当者の設定だけで利用が可能です

NECビジネスフォン
AspireUX
AspireWX

NECは通話録音する機能が初期で実装されており、工事担当者の設定だけで利用が可能です

ビジネスフォン通話録音設定方法
ビジネスフォンで通話録音を設定する際には、工事担当者が行います。
前項で述べた、全通話録音か遡り通話録音にするか予め相談し、主装置にデータ設定をします。
電話機にも操作しやすいように「通話録音開始」「通話録音再生」のボタン設定を行います。

まとめ
「記録」に関しては重要な課題です。
映像で例えると、スマホで動画撮影・防犯カメラ・NWカメラで録画など、目に見えるものは記録に残されることが多いです。
しかし、音声は映像ではない為、動画には残せません。
そこで、「通話録音」することで、音声を録音し記録を残しておきます。

ビジネスフォン設置工事　標準工事費について

ビジネスフォンを導入する場合は、電話回線の収容や主装置設置・電話機設置を行うため
工事担当者の「訪問工事が必要」となります

当社サイトでは、「標準工事費込み」の価格で表示しております

標準工事とは？

・主装置設置
・電話回線収容（8chまで）
・電話配線（主装置から電話機までの配線
・FAX配線（主装置から複合機までの配線）
・設置フロアが20坪以内
・ワンフロアの工事
・部材費込み（モール5本まで）

下記の場合は追加工事費用が発生します

・設置フロアが20坪を超える場合
・部屋を跨ぐ配線工事
・階を跨ぐ配線工事
・天井配線
・8chを超える電話回線収容
・モールが5本以上必要な場合
・ワゴンモールが必要な場合
・フラットケーブルが必要な場合

状況のよって個別に御見積り致しますのでお気軽にお問い合わせ下さい