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ビジネスフォン電話機を接続するローゼットと聞いたことはあるけど、なんだろう?
電話機の増設や移設をする際にローゼットの空があるとか無いとか。
ローゼットとは複数の電話機を接続できる集合端子の事です
ここではビジネスフォン主装置から電話配線を繋ぎローゼットを設置し、電話機接続するまでの仕組みを解説します
まず、ビジネスフォン主装置に実装する「内線ユニット」のポートから電話線をローゼットまで配線します
内線ユニットとは複数の電話機を接続するユニットで「8内線ユニット」(電話機を8台まで接続できるユニット)や「16内線ユニット」(電話機を16台まで接続できるユニット)があります
これらの内線ユニットから電話機を設置したい場所まで電話線を敷設し、ローゼットへ接続します
使用する電話線は6極4芯を使用し、2P・4P・6P・10P(Pはペア)などあり6Pならば6台分接続できる電話線が1つの束になっている種類となります
ビジネスフォン主装置から電話線の配線敷設が終わったら、「ローゼットへ接続」します
ローゼットの種類も4個口や6個口・10個口など、電話機の接続台数によって選びます
設置したローゼットのポートからキヒモ(機ひも)モジュラーケーブルを電話機へ接続すれば設置完了です
キヒモ(機ひも)モジュラーケーブルとは、6極2芯の電話線で家電量販店でも販売しており、家庭用電話機を購入すると付属品で入っている電話線の事です
これは非常に多い例です
電話機増設時にローゼットの「空ポート」「空いている差し込み口」があり、接続しても電話機が繋がらないケースがあります
まず、空ポートに電話線が接続されているか確認します
「ポートの空はあるが、電話線が接続されていなければ」電話機は立ち上がりません
また、「ポートの空があり、電話線が接続されている」けど電話機が立ち上がらない場合は、その空ポートに対して、内線番号設定がされてない状況です
空ポートが使えない印として、ビニールテープなどで塞がれている場合があります。これは以前設置した電話工事業者によるもので、電話線が接続されてない、または、内線設定が入っていない状態を意味します
「ローゼットまで配線があり、内線設定されている」場合に電話機を接続し繋がる状態となります
内線設定には「工事担当者による主装置データ設定が必要」です
ローゼットはネットワーク通信機器の「HUB」とは異なり、どこに差しても繋がるわけでは無いのです
他のデスクで担当者が不在の時、内線が鳴ってたら、どうすればよい?
内線電話を該当のデスクまで取りに行くか?それとも不在だから放置しておくか?
ビジネスフォンには、「内線代理応答機能」があり自席に居ながら他のデスクの内線電話が取れます
この内線代理応答の操作方法を知っていると、非常に便利でビジネス効率の向上になります
ビジネスフォンは多くの外線や電話番号を収容し、複数の電話機と接続できる業務用電話機です
日々、様々な部署で外線や内線が鳴る中で離席中のデスクに内線が鳴ったらあなたはどうしますか?
そこで役立つのがビジネスフォン機能の一つで、内線代理応答です
「内線代理応答機能(ピックアップ)とは、離席中の電話機に内線が鳴り、該当の担当者が不在により電話に出れない場合、他の人が自席にて内線を代理にて応答する機能」です
例えば、近くのデスクの方が全員外出中で不在時、もし内線電話が鳴った場合に該当のデスクまで走って内線電話を取りに行きますか?
一度ならまだしも、何回も内線電話を応答するには非効率的です
ここで、役立つのが内線代理応答(ピックアップ)です
自席に居ながら、他デスクの内線が取れますので、内線電話を掛けて来た方へ、該当者不在の旨を伝えます
内線代理応答(ピックアップ)はどのビジネスフォンメーカーでも同じと思ってませんか?
ビジネスフォン機能には内線代理応答機能はありますが、メーカーによって内線電話の取り方が異なります
ビジネスフォンメーカー別 内線代理応答 初期値
NECビジネスフォン:825
SAXAビジネスフォン:966
OKIビジネスフォン:無し(グループ指定代理応答は9*)
NTTビジネスフォン:##(シャープ2回押す)
初期値では上記の仕様になっております
ただ、内線代理応答を取る場合、NECの825やSAXAの966を押して取るのは面倒だし、間違えやすいですね?
実はビジネスフォン主装置設定で、内線代理応答の操作数値を変更することが可能です
ビジネスフォン多機能電話機には「応答」ボタンがあります
主装置のデータ変更を行えば、内線代理応答は、この「応答ボタン一つ」で取り次ぐ事も可能です
いくらビジネスフォン便利機能の内線代理応答機能だからと言っても、ご自身の仕事を中断し、他の方の内線を取り応答することになります
これが頻繁に他の方の内線を取っていたら仕事になりません
ビジネスフォン機能でこれを回避する方法が2つあります
①不在メッセージ
離席する前に、ご自身の電話機設定を行い「不在中」と表示させておきます
これにより離席中に掛けた内線電話の相手電話機に「不在中」とメッセージが表示されます
②不応答返答
不在時に内線着信があっても、一定コール数や時間を経過した場合、自動的に他の内線へ転送されます
ビジネスフォンでひかり電話の外線を収容する場合、ひかり電話直収ユニット(ブロードバンドルータユニット)を主装置へ搭載し、PPPoE接続(プロバイダ設定)設定し、インターネットへ 接続するか、ひかり電話直収ユニットのLANポートからスルーで外部ルーターへ接続するかの2種類となります。
ここでは、内部設定か外部設定かどちらがよいかメリットとデメリットを解説します
接続構成図
ONU→主装置(ひかり電話直収ユニット)→HUB
ひかり電話直収ユニット(ブロードバンドルータユニット)にはWAN・LAN1・LAN2・LAN3と4つのポートがあります
ONUからWANポートへ接続し、ビジネスフォン電話機をひかり電話にて発着信させます
ひかり電話直収ユニットは、ルーター機能を兼ね備えてるので、PPPoE接続(プロバイダ設定)を行えばインターネット接続が可能となり、LAN1のポートからHUB→PCへと接続します
この設定によりONUから流れる音声とデータを分けることができます
接続構成図
ONU→主装置(ひかり電話直収ユニット)→ルーター→HUB
ONUからひかり電話直収ユニット(ブロードバンドルータユニット)のWANへ接続し、隣のLAN1ポートからスルーで外部ルーターへ接続します
LAN1から出たLANケーブルを外部ルーターのWANへ接続してPPPoE接続(プロバイダ設定)を行い、HUB→PCへと接続します
外部ルーターはパソコンの接続台数などに応じてスペックが異なりますが「一般家庭用」では無く「ビジネス向けルーター」をおすすめします
①NTT系 NXSM-4BRU-(1)・NXSM-4BRU-(2) WANポートつ・LANポート3つ
※(1)はスループット100Mbps・(2)はスループット1Gbps(1000Mbps)
②NEC IPTU-A1 WANポートつ・LANポート4つ
③SAXA IPHO-01・IPHO-02 WANポートつ・LANポート2つ
メリット:ビジネスフォンでひかり電話の外線を収容する際には必ず、ひかり電話直収ユニットが必要です
このひかり電話直収ユニットには「ルーター機能」も搭載しており、PPPoE接続(プロバイダ設定)を行う事により、外部ルーターが不要となりインターネットが使えるようになります
したがって、外部ルーター数万円の費用が削減できます
デメリット:「ひかり電話直収ユニット」へPPPoE接続(プロバイダ設定)する事で、外部ルーター費用のコストは削減出来ますが、何か障害やプロバイダ設定変更が必要になった場合は、 ご自身では設定が難しいです。
PPPoE接続(プロバイダ設定)は電話工事業者が、ビジネスフォンメーカーから提供されている専用ソフトからログインします
ビジネスフォン主装置やひかり電話直収ユニットへログインする為、容易にはできません
これが例えば、BUFFALO(バッファロー)の外部ルーターへPPPoE接続(プロバイダ設定)されていれば、ご自身のパソコンからルーターへログインし、設定変更など可能です
今までの既設ビジネスフォンから新たなビジネスフォンへ入替・リプレースする場合、電話工事当日どの様な手順で工事が進むか、また、ダウンタイムなど一日の流れを解説します
ビジネスフォン10台前後の場合
10:00 工事担当者 到着
事前準備開始
↓
12:00 ビジネスフォン入替開始
13:00 ビジネスフォン入替完了
↓
1時間程度試験運用
↓
14:00 最終運用確認
↓
14:30 清掃し退出
ビジネスフォン入替当日までに事前準備として確認すべき事項があります
①電話機のレイアウト
現在、どの場所にビジネスフォン電話機が設置してあるか図面にプロットしておきます
レイアウト図が無い場合は「手書き図」でも大丈夫です
その他、ビジネスフォンリプレース時に電話機設置場所の変更や、電話機増設が無いか事前確認します
②電話帳短縮データ
通常既設ビジネスフォン主装置に入っている短縮データを新しいビジネスフォンへデータ移行します
ただし、ビジネスフォン販売店や工事担当者によっては、取り扱いの無いメーカーの場合「短縮データが抜けない」事もあります
既設短縮データを使用せず新たに作成する場合は「CSVファイル」にてデータを作ります
短縮データに必要な項目
・名称、カナ、電話番号、短縮番号
リプレース工事当日、工事担当者が訪問したら、下記の項目を確認していきます
既設主装置の場所・電話機の設置場所・既設主装置のユニット構成
工事担当者が特に時間を掛けて確認するのはビジネスフォン主装置のデータです
まず、外線収容確認を行い、アナログ・INS・ひかり電話回線が何本・何ch・何番号収容されているか確認します
次に外線着信がどこへボタン盤面割付されているか、また、どの電話番号がどの電話機で鳴動するかなど精査します
さらに各電話機の内線番号・留守番電話・通話録音・着信拒否設定などされていないか漏れの無いよう確認します
電話回線だけ残し、旧ビジネスフォン主装置を撤去します
素早く、新ビジネスフォンへ入替て電話回線を収容、電話番号やch・内線番号等主装置データ設定を行います
そして旧ビジネスフォン電話機を撤去し、新ビジネスフォン電話機へ差替えます
おおよそのダウンタイムは15~30分程度です。
この時間は電話・FAX共に不通となります
ポイント:工事担当者へ先に活かして欲しい電話機を伝えておけば優先的に接続し、外部からの着信を受けれるようにします
主装置と全ての電話機が入れ替わったら、発着信・設定の試験をして完了です
旧ビジネスフォンの撤去品は、不要でしたら工事担当者が持ち帰り廃棄します
リース契約の場合は、リース会社への返却義務がある為事前に確認をしておきましょう
SAXA(サクサ)より2022年7月1日PLATIAⅢ(3)が新発売となりました
製品の出荷時期は2022年7月20日を見込んでます。PLATIAⅢ(3)は前期種PLATIAⅡ(2)と比較し、電話機のモデルチェンジ・MLiner(モバイル内線)の機能追加・IVR機能改善が新しくなっております
またテレワークを簡単に構築できるIP多機能電話機も充実しての発売となってます
PT3000Std 主装置:小容量タイプ 初実装(内線×8、SLI×2)
PT3000Pro 主装置:中容量タイプ 初実装(内線×8、SLI×2)
PT3000Ult 主装置:大容量タイプ
stdとProのタイプは初実装(最初から主装置に実装されているユニット)で8台分の内線ユニットと2台分の単体電話機ユニットが入っております
TD1010(W) / TD1010(K):18 ボタン多機能電話機(白)/(黒)
TD1020(W) / TD1020(K):30 ボタン多機能電話機(白)/(黒)
CL1020(W) / CL1020(K):カールコードレス電話機(白)/(黒)
WS1000(W) / WS1000(K)コードレス電話機(白)/(黒)
①電話機のモデルチェンジ
多機能電話機・カールコードレス・コードレスはモデルチェンジし、カールコードレスには黒色が追加されてます。
さらに、電話機ディスプレイの角度は4段階調節可能になり、外線着信時の着信ランプはディスプレイ右端へと変更になっております
②MLiner機能追加
MLinerとはオフィスの内外でも外線・内線共にスマートフォンで受けれるモバイル内線機能です
オフィスの置き型の多機能電話機は電話機のボタン数に応じて、ボタン盤面割付がされており、外線何番から何番がこの電話番号を着信させる様になっております
今回のMLinerでは、多機能電話機同様に、スマートフォンでも4・8・12・16・18 ボタンの表示が選択できオフィスの使い勝手と変わりません
これでMLiner への着信時、どの外線番号へ着信しているかわかるようになりました
また、外出先からでもMLinerを使えば共通電話帳の「登録」・「編集」・「削除」が可能です
今までのモバイル内線は、1番号だけ発信可能だったり、着信時にどのボタン盤面に着信しているか、わかりませんでした
今回のMLinerは全て弱点を改善し、オフィスにいるようにスマートフォン1台で操作ができます
まさに「MLiner」は「高機能・新時代」のモバイル内線です
③ビジネスフォン連携IPネットワーキング
今までのビジネスフォンでは複数拠点がある場合、各々の主装置にて外線・内線の個別管理を行ってました
PLATIAⅢ(3)では各拠点の主装置をSIP専用線で接続することによって、本社にいながら支店の着信を受けれたり、支店にいながら本社の電話番号で発信することも可能です
※SIP内線接続は最大5拠点まで
またボタン盤面も全拠点統一管理も出来る為、どの拠点でも同じ電話操作となるメリットもあります
昨今、テレワークが多くなった時代のニーズにマッチした新型ビジネスフォンと言えます