ビジネスフォン|内線番号を適正に設定する方法

ビジネスフォン内線番号とは

ビジネスフォンの内線番号とは、電話機1台ずつに割り振った番号であり10番台から1000番台まで設定する事が多いです
予め設定した内線番号を電話機の操作で「内線＋内線番号」を押すと該当の電話機が内線として鳴動します

内線鳴動音は、外線鳴動音と耳で区別が出来るように音色を変えておくことが重要です

ビジネスフォン内線番号設定

ビジネスフォンの内線番号設定は電話工事業者が行います
そもそもビジネスフォンの設定は、各ビジネスフォンメーカーが工事業者向けに提供してるMAT（データ設定専用ソフト）と呼ばれるソフトで、主装置にログインします
MAT（データ設定専用ソフト）は一般的には公開されてないので入手は不可能です
電話工事業者はビジネスフォン設置時に内線番号設定を行ってくれますので設定は一度で済みますが、内線番号の変更がある場合は電話工事業者へ相談する事となります

ビジネスフォン内線番号の決め方

内線番号はビジネスフォン電話機1台1台に付与される番号です

この内線番号はオフィスの規模によって10番台から1000番台まで決めていきます

内線番号は適当な数字を割り振ってはいけません

例えば内線19・内線451・内線124　など
これでは内線番号が分かりにくい状態です

では、適正な内線番号はどの様に決めれば良いのでしょうか？

まず、部署毎に分けます

社長　内線番号　10

部長　内線番号　11

営業部　内線番号　20番台～21.22.23…

総務部　内線番号　30番台～31.32.33…



いかがでしょうか？役職者と営業部・総務部など内線番号を分けると覚えやすく綺麗です

各々続き番号で内線番号設定すると、移動や退職者が出た場合に歯抜けになります
したがって部署毎に分けることをおすすめします

ビジネスフォン内線番号　受付電話呼び出し

ビジネスフォンで受付電話機は、受話器を上げると、内線呼び出しになるか、受話器を上げて内線番号を押すかの2パターンとなります
ここでも内線番号は重要で、受付電話機はどの内線番号を呼ぶか設定します
受付から全ての電話機が鳴るよりも、用のある部署、例えば営業部ならば内線20を押すと営業部の内線21.22.23…だけ鳴動するなど細かく設定ができます

ビジネスフォン内線番号で避けるべき番号

内線番号を計画する際に「1」の数字から始まる3桁は避けるべき番号となります
これは内線発信時に、誤って「110」や「119」などの緊急ダイヤルの誤発信を避ける為です

内線番号を100番台にした結果、この誤発信は結構な頻度であるようなので3桁での設定は「200番台」や「300番台」から計画します

ビジネスフォン内線番号表

ビジネスフォン内線番号が設定されると内線通話運用となります

電話機が数台だけならば、記憶で誰がいくつの内線番号か覚えておけます
しかし、電話機が10台を超えてくるとなかなか記憶だけでは難しいと思います

そこで、内線番号表を作成し誰が何番か分かるようにしておきます
内線番号一覧を作成し配布しておけば、スムーズに内線発信ができます

多機能電話機のオプションで電話機ディスプレイの上に短縮ダイヤルカードなどもありますので合わせて活用しましょう