【基本機能】ビジネスフォンの自己保留(個別保留)・パーク保留・内線転送・外線転送、電話機の転送方法を簡単解説

ビジネスフォン保留・転送方法
2022.06.16

【基本機能】ビジネスフォンの自己保留(個別保留)・パーク保留・内線転送・外線転送、電話機の転送方法を簡単解説

 

ビジネスフォンの基本機能 保留・内線・外線転送を解説

オフィス内で使用されているビジネスフォンの基本機能では、保留・内線転送・外線転送があります。
常にビジネスフォン操作を行っている方には「簡単な基本機能」ですが、初めてビジネスフォンを操作する方には、覚えるまで不安になる方もいるでしょう。

不安な状態でビジネスフォン操作を行うより、まずはご自身で操作方法を試す事をおすすめします。
基本操作なので慣れれば簡単です

ビジネスフォンは、複数の外線と内線を共有できる業務用電話機です
それでは、「ビジネスフォンの基本機能」の3つ保留・内線転送・外線転送をご紹介します。



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ビジネスフォンを操作するのが初めて
ビジネスフォンの操作方法を知りたい



ビジネスフォンの自己保留(個別保留)


ビジネスフォンや家庭用電話機でも同様に、通話中に保留ボタンを押下することで通話は一時的に保留状態になり、相手側には保留音が流れます。
保留中になると、「外線ボタンが赤く点滅」しますので、再度、通話に戻る際は保留ボタンを押下するか、「該当の外線ボタン」を押せば通話に戻ります。

「保留ボタンの位置」は電話機のダイヤルキー付近にあるのが通常でビジネスフォンメーカーによって位置が異なります。
大体の「保留ボタン」はボタンの色が「ピンクやブルー」など目立つようになってます。

保留ボタン機能簡単ガイド
①外線通話
②保留ボタンを押し一時保留
③再度、保留ボタンで通話に戻る
外線通話状態で、相手側を待たせる場合は一旦、保留ボタンを押しましょう。

ビジネスフォンのパーク保留


パーク保留は、自己保留(個別保留)の応用編です。
応用編なので少し難しくなりますが、簡単にご説明します

そもそも「パーク」とは「駐車場・パーキング」を意味します

パーク保留ボタンは、デフォルトの保留ボタンとは異なり、ビジネスフォンの主装置設定でファンクションキーへ割付します。
設定・割付したボタンには示名条を作成し「パーク保留」と表示しておきます。

パーク保留は外線着信後に、保留ボタンを押すと、「予め設定したパーク保留ボタン」へ移動します。
このパークボタンは1つでは無く、「何通話も保留させる為に」①~④など何個かパーク保留ボタンの設定をしておきます。
車で例えるなら、外線ボタン居た車を一旦他の駐車場①(パーク保留)へ停車させます。

外線通話ごと、パークボタンへ移りますので、最初に着信した外線ボタンが空になり次の着信が受けれる状態となります。
一時的に保留になった状態から、パークボタンを押下すると通話に戻る仕組みです

パーク保留簡単ガイド
①外線通話
②保留ボタンを押下するとパーク保留ボタンへ移動
③パーク保留ボタンで通話に戻る

ビジネスフォンの内線転送


ビジネスフォンの内線転送機能は主装置から各業務用電話機へ接続しているので、オフィス内で別のフロアや部署など、会話では声が届かないような場所へいる担当者へ内線通話し電話の取次が可能なシステムです。

内線転送するにはビジネスフォン主装置データ設定にて、各電話機へ内線番号の付与を行います。
どの電話機がどの内線番号か明確にすることで、確実に内線が取次できます。
電話機の台数が多い場合は「内線一覧表」を作成しておくと便利です

内線10 社長
内線11 部長
内線12 経理
内線13 総務
など

前項で述べた、外線着信後に保留ボタンを押下すると一時的に保留状態となります。 相手側には保留音が流れ、電話機は「内線モード」へ移行します。 この「内線モード状態」の時に、呼びたい担当者の「内線番号をダイヤル」します。 呼ばれた担当者の電話機からは、「内線呼び出し音」が鳴り、内線通話が可能となります。 外線に、「どなたから電話です」など要件を伝え電話機を切ることで、一時保留をしていた外線通話先の方と取り次ぐことができる仕組みです。

また、内線呼びした担当者が離席中の場合、内線が呼びっぱなしになります。 近くにいる方の電話機から「代理応答・ピックアップ機能」を使えば、該当の担当者が不在の旨を伝えることもできます。 「代理応答・ピックアップ機能」は設定にもよって異なりますが、「#」を押下、代理で内線が取れる事が多いです

ポイント:ビジネスフォンのシステム設定で外線音と内線音を変えることができます。 同じ音だと外線か内線か耳で判断できない為、別々にすることをおすすめします。

保留簡単ガイド内線転送
①外線通話
②保留ボタンを押し一時保留
③内線番号をダイヤル
④内線応答後に外線対応の要件を伝える
⑤受話器を置き終話
⑥内線応答者が外線ボタンを押下、一時保留中の方と通話する

ポイント:内線転送した担当者へ伝達は正確に「〇〇株式会社」の「〇〇様」より「〇〇の用件で」外線何番に電話です。 お繋ぎして良いかの可否を確認後、転送します

ビジネスフォンの外線転送


ビジネスフォンの外線転送機能は、一旦着信した外線を外出している担当者のスマートフォンや携帯電話へ転送するサービスです。

外線転送は大きく分けて3種類あります

①外線手動転送

外線手動転送はビジネスフォン主装置へ着信させ、通話を行います。 該当の担当者が不在だった場合「一時保留」を行い、他の外線から外出先のスマートフォンや携帯電話を呼び出し、通話可能な状態であれば 「一時保留の方」と「外出先の担当者」を繋ぐことができます。 外線手動転送は、外線を2ch使うので、空き回線があることが条件となります。 また、転送先の担当者が、通話不可の状態であれば、再度「一時保留を解除」し、社名・担当者名・連絡先を確認し、折り返し連絡する旨を伝えます。

②外線主装置(機械)転送

外線主装置(機械)転送は一旦ビジネスフォンに着信させ、空いているもう一回線(またはもう1ch)を掴み、予め指定した電話番号へ自動転送させる仕組みです。
ビジネスフォン主装置の転送設定が必要となります。
ポイント:外線主装置(機械)転送は、転送先に発信者からの番号は通知されず、ビジネスフォン主装置に収容されている「固定電話番号」が表示されます。 会社の固定電話番号となる為、外出先で転送電話を取れなかった場合、折り返し先電話番号は表示されませんので注意が必要です。 また、外線主装置(機械)転送の利用料金はビジネスフォンシステムを利用し転送させるため無料となります。

③外線ボイスワープ転送

外線ボイスワープ転送はNTTのボイスワープサービスを利用して外線転送させる仕組みです。 ボイスワープ外線転送には、「無条件転送」「無応答時転送」「話中時転送」「無応答時と話中時転送の併用」の4つがあります。
「無条件転送」は、ビジネスフォンシステムへ着信する前に「NTT局舎内」で転送させるサービスとなりますので、オフィスのビジネスフォンは鳴らず、無条件にて転送します。 「無応答時転送」は一旦ビジネスフォンへ着信させます。予め設定した呼び出し秒数を超えるとボイスワープ機能が作動し、自動的に外線転送されます。 「話中時転送」はビジネスフォンに着信させますが、通話中や外線が埋まっており、通話が難しい場合自動的に外線転送されます。 その他、「無応答時と話中時転送」の併用設定も可能です。

外線ボイスワープ転送のメリットは、外線転送側に、発信者の電話番号が表示されますので、転送時電話が取れないなど対応が難しい場合、折り返し電話することができます。 また、リモートコントロール設定の機能もあり、オフィス内に居なくても外出先から転送の開始・解除設定が可能です。

リモートコントロール用アクセス番号 東日本:03-6304-4141 西日本:06-6480-6142

まとめ今回はビジネスフォンの4つの基本機能をご説明しました。 基本機能は自己保留(個別保留)・パーク保留・内線転送・外線転送です。 ビジネスフォンを使うには必ず必要な基本機能操作となるので、覚えておくと便利です。