ビジネスフォン受付電話機の仕組み

受付電話機はビジネスフォン主装置と接続し連携してます
ビジネスフォン主装置の単体電話機ユニットから電話線で接続し受付電話機を設置します

単体電話機ユニットとは？受付電話機・家庭用電話機・FAX機など単体の電話機が接続できるユニットです

まず、オフィスエントランスの顔である、受付台を設置します

電話配線は床下を通し、受付台の中に配線し受付電話機を設置します
折角の受付台に電話線が露出しないよう隠ぺいする事をおすすめします

なお、受付電話機の電力は、ビジネスフォン主装置から供給されますので電源やアダプターは不要です

ビジネスフォン受付電話機の種類

オフィスエントランスに置く受付電話機はできるだけスタイリッシュなデザインに優れた電話機を設置します

一番多く導入されている受付電話機メーカーはJacob Jensen（ヤコブ・イェンセン）です
Jacob Jensen（ヤコブ・イェンセン）はデンマークを代表するデザイナー、ヤコブ・イェンセン自身の名前を冠して主催するデザインブランドです

Jacob Jensen（ヤコブ・イェンセン）T-1（シルバー・ゴールド・レッド）


Jacob Jensen（ヤコブ・イェンセン） HT20 デザイン電話機（シルバー・ホワイト・シャンパンゴールド・レッド・ブルー）


T-1は現在、半導体不足に伴い廃盤となり、同じデザインのHT20が販売されてます

T-1・HT20はの特徴は受付電話機本体が細く外観だけでは電話機のボタンが見えません
ボタンは受話器を上げると、受話器の裏側に配備されておりスタイリッシュなデザイン電話機です

Jacob Jensen（ヤコブ・イェンセン）T-3（シルバー）
Jacob Jensen（ヤコブ・イェンセン）HT60（シルバー）


T-3は現在、半導体不足に伴い廃盤となり、同じデザインのHT60が販売されてます

T-3・HT60はの特徴は、ビジネスフォンの多機能電話機に近く見た目が受話器とダイヤルボタンが別々になっている重厚感あるデザイン電話機です

現在、オフィスエントランスに置く受付電話機の半数以上はこのT-1・HT20かT-3・HT60です

その他、受付電話機メーカーとしてamadana（アマダナ）やHalte（アルテ）Bang ＆ Olufsen（バングアンドオルフセン）もあります

ビジネスフォン受付電話機の設定方法

受付電話機の設定は、ビジネスフォン主装置でデータ設定が必要です

運用例として、受付電話機の「受話器を上げる」・「内線番号を押す」の2通りです

①受話器を上げる：来客者が受付電話機の受話器を上げると、予め設定した内線番号の多機能電話機が鳴ります
全ての電話機が鳴るように設定すると、受付電話機の内線がオフィス内で一斉に呼び始める為、総務部など特定の部署や電話機だけ鳴るようにします

オフィス内で受付電話機から内線を受けた方は、社名を名乗り来客者が誰なのか確認します

②内線番号を押す：来客者が要件のある方の内線番号を直接呼び出す方法です
総務部・経理部・営業部・技術部などグループ分けされた内線番号を呼ぶことで、アポイントメントが入っている場合などすぐに対応が出来ます

ここで受付電話機を運用するに辺り重要な部分は、オフィス内のビジネスフォン多機能電話機に受付電話機からの内線と「すぐに判断できるように受付専用ボタン」を設定する事です
社内向けの内線がなった際には「はい、〇〇です」と名前だけ伝えがちですが、受付電話機からの内線は「社名を名乗る必要」があります
受付電話機からの内線と瞬時に判断できるようビジネスフォン電話機に「受付専用ボタン」と「内線音色」の変更を行いましょう

また、念の為ビジネスフォン主装置設定で、「受付電話機からの外線発信不可」にする事も忘れずに行いましょう
この設定をしてないと、外線着信時に受付電話機が鳴ったり、来客者が誤操作で受付電話機から外線発信してしまう事があります