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ビジネスフォン|留守番電話設定方法

2021.11.05

電話サービスには留守番電話機能が付加サービスとして提供されております

家庭用電話機、スマートフォン、ビジネスフォン等の機器それぞれ設定方法が異なり、ここではビジネスフォンの留守番電話の設定方法を詳しくご説明します

家庭用電話機の留守番電話と異なる点
家庭用電話機では、留守番機能付き電話機であれば、細かい設定を加える事無く、ワンタッチで留守番電話の設定が可能です


外出時に留守番電話のセットや、自宅に居ながらも特定回数コールし電話に出れなければ留守番電話に切り替わる仕組みです
留守番電話再生ボタンを押せば録音内容がすぐに確認できます

ビジネスフォンの留守番電話の場合は、工事担当者による設定が必要となり主装置へデータ設定を行います。
そもそも、出荷時ビジネスフォンの多機能電話機ボタンには、外線も内線も設定されておりません。
当然留守番電話をセットするボタンすら無い状態です

ビジネスフォンで留守番電話を設定するには工事担当者による設定が必要なのね?

その通りです

では、電話工事の担当者に来てもらえば設定できます?

いいえ、全てのビジネスフォンで留守番電話設定が可能な訳ではないです。次項で説明します

留守番電話が設定可能なビジネスフォンとは?


ビジネスフォンの留守番電話は、メーカー毎に設定方法やボイスメール対応機種か異なってます

ビジネスフォン留守番電話のボタン配置

NTTビジネスフォンの場合
NTTビジネスフォンでは主装置に「音声メールユニット」の基盤が必要となります

主な型式

NTTαGX GXSM-VMU
NTTαNX NXSM-VMU
NTTαNX2 NXSM-VMU
NTTαN1 NXSM-VMU

※NX、NX2、N1のユニットはNXSM-VMU共通です

この留守番電話ユニットを主装置に実装し設定します

また、NTTビジネスフォンの場合、ユニットを搭載しなくても留守番電話の設定ができる方法があります
「REC電話機」と呼ばれ、電話機本体に留守番電話機能があり、その電話機からセットします。

「音声メールユニット」と「REC電話機」それぞれのメリット・デメリット
音声メールユニットは全ての電話機から留守番電話の開始・解除と、録音された音声の再生が出来ます。
REC電話機の場合は、電話機本体に留守番電話機能が搭載されている為、1つの電話機で開始、解除、再生となる為、該当電話機1台で運用します。
デメリットとしては、留守番電話をセットしたい人がREC電話機まで足を運ぶ事となります

SAXAビジネスフォンの場合
SAXAビジネスフォンの場合、デフォルトで留守番電話機能が入ってます
したがって、音声メールユニットやREC電話機は不要です

主な型式

UT700
HM700
PT1000(PLATIA)

デフォルト機能となりますが、電話工事担当者の設定が必要です

NECビジネスフォンの場合
NECビジネスフォンの場合、デフォルトで留守番電話機能が入ってます
したがって、音声メールユニットやREC電話機は不要です

主な型式

AspireX
AspireUX
AspireWX

デフォルト機能となりますが、電話工事担当者の設定が必要です

留守番電話の応答種類
1.応答専用
留守番電話セット時に予め登録した応答ガイダンスを流して自動的に切断する方法です

一例として、

お電話ありがとうございます、こちらは〇〇株式会社です。本日の業務は終了しました。
当社の営業時間は平日午前9時から午後5時までとなります。
誠に恐れ入りますが営業時間内にお掛け直しくださいませ。

上記ガイダンスを流し、自動的に切断しますので音声録音せず終話となります

2.録音
留守番電話セット時に、相手の要件を録音します

お電話ありがとうございます、こちらは〇〇株式会社です。本日の業務は終了しました。
当社の営業時間は平日午前9時から午後5時までとなります。
大変恐れ入りますが、お急ぎの方は発信音の後に、お名前・電話番号・ご用件をお入れください。

このようなガイダンスを流し、相手に録音してもらいます。

録音が入っていると、予め設定したビジネスフォン電話機の音声再生ボタンが点滅してますので
押下で音声が聞けます。

その音声は確認後に手動で消去することも可能、保存しておく事も出来ます。

3.タイマー
予め設定した曜日や時間になると自動的に留守番電話がセットと解除がされます。
平日午後5時~翌午前9時まで、土日祝は終日留守番電話など細かく設定が可能です
注意点として、年末年始・ゴールデンウイークやお盆、そして毎年祝祭日が変わるので年が変わる時にタイムスケジュールの変更が必要です

留守番電話の音声ガイダンス
デフォルトで主装置に数種類の音声ガイダンスが入っております
デフォルトガイダンスは、どの企業でも対応できるような一般的な内容です

オリジナルに音声を作成することも可能で自社にあったガイダンスを流します

まとめ
ビジネスフォンの留守番電話設定は、各メーカー共に対応しており、工事担当者が訪問し主装置のデータ設定が必要となります。